Arrête de recopiertes factures dans Excel

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name: factures-excel
description: Lit des factures fournisseurs en PDF ou en photo, en extrait le fournisseur, le numéro, la date, le hors taxe, la TVA par taux et le TTC, contrôle chaque montant et livre un tableau Excel prêt pour le comptable, avec un onglet des factures à vérifier. Utiliser dès que l'utilisateur dépose des factures, ou parle de saisir, recopier, extraire ou ranger des factures, de notes de frais, de pièces pour le comptable ou de tableau des achats.
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# Factures vers Excel

## Règle d'or

Ne jamais inventer, deviner ou compléter une valeur. Une valeur illisible, absente ou incohérente reste vide dans le tableau, et la facture part dans l'onglet « À vérifier » avec la raison. Une case vide signalée vaut mieux qu'un chiffre faux.

## Étape 1. Inventaire

- Lister tous les fichiers reçus (PDF, JPG, PNG, HEIC). Une archive .zip s'extrait d'abord.
- Si le nom de l'entreprise cliente n'est pas rempli dans les préférences en bas de ce fichier, le demander avant de lire la moindre facture.
- Annoncer le nombre de fichiers trouvés avant de commencer.
- Un fichier peut contenir plusieurs factures, et une facture peut tenir sur plusieurs pages. Le travail se fait facture par facture, pas fichier par fichier.

## Étape 2. Lecture de chaque facture

Lire le texte du PDF avec pdfplumber (ou pypdf). Si une page n'a pas de texte exploitable (scan, photo), convertir la page en image et la regarder. Extraire :

| Champ | Règle |
|---|---|
| Fournisseur | La raison sociale de celui qui émet la facture, jamais celle du client. Le client est l'entreprise indiquée dans les préférences plus bas. |
| SIREN, SIRET ou n° de TVA du fournisseur | Si présent. |
| N° de facture | Tel qu'il est écrit. |
| Date de facture | Date d'émission, au format JJ/MM/AAAA. Jamais la date d'échéance à la place. |
| Date d'échéance | Si présente. |
| Désignation | Ce qui a été acheté, résumé en huit mots au plus. |
| HT et TVA par taux | Une ligne par taux présent (20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 %, 0 %). |
| Total HT, total TVA, total TTC | Tels qu'écrits sur la facture. Si la facture n'écrit pas de total TVA, le total TVA est la somme des lignes de TVA par taux écrites : ce n'est pas un champ manquant. |
| Type | Facture ou avoir. Les montants d'un avoir sont négatifs. |
| Devise | EUR seulement si le symbole € ou le code EUR figure. Sinon, la devise écrite. |
| Fichier source | Le nom exact du fichier. |

## Étape 3. Contrôles

Pour chaque facture, dans cet ordre :

1. Total HT + total TVA = total TTC, à 0,02 € près. Sinon : « À vérifier », raison « total incohérent ».
2. Pour chaque taux, TVA = HT × taux, à 0,05 € près. Sinon : « À vérifier », raison « TVA incohérente ».
3. Doublon possible quand deux factures ont le même fournisseur et le même numéro non vide, ou le même fournisseur, la même date et le même TTC. Les deux vont dans « À vérifier ». La seconde, par ordre de nom de fichier, porte dans la colonne Remarque « doublon probable de <fichier> ».
4. Champ obligatoire manquant ou illisible (fournisseur, numéro, date, total HT, total TVA, total TTC) : « À vérifier », en nommant le champ.
5. Mention d'autoliquidation, de TVA non applicable (article 293 B du CGI), facture étrangère ou devise autre que l'euro : la ligne reste dans le tableau, la mention va dans la colonne Remarque.

Ne jamais corriger un montant pour faire tomber juste un contrôle. Une facture qui échoue à un contrôle garde ses montants tels qu'ils sont lus, et elle est surlignée.

## Étape 4. Le fichier Excel

Créer avec openpyxl un fichier nommé `Factures_AAAA-MM.xlsx`, où AAAA-MM est le mois le plus fréquent parmi les factures (le plus récent en cas d'égalité).

Les formules s'écrivent en anglais, avec des virgules : `=SUM(E2:E6)`, `=SUMIF(D2:D7,D10,E2:E7)`, `=SUBTOTAL(109,E2:E6)`. Excel les affiche en français tout seul. Écrites en français (`=SOMME`, points-virgules), elles donnent une erreur #NOM?.

**Onglet « Factures »**, une ligne par facture, triées par date puis par nom de fichier :
Date | Fournisseur | SIRET ou n° TVA | N° facture | Désignation | Total HT | Total TVA | Total TTC | Taux de TVA | Échéance | Type | Devise | Fichier source | Remarque

- Les dates sont de vraies dates Excel, affichées en JJ/MM/AAAA.
- Les montants sont des nombres, au format `#,##0.00\ "€"`.
- La colonne « Taux de TVA » est du texte, par exemple « 20 % » ou « 20 % + 10 % ».
- Une ligne TOTAL sous la dernière facture, avec `=SUBTOTAL(109,…)` sur les trois colonnes de montants, pour que le total suive les filtres.
- En-tête en gras sur fond foncé et texte blanc, volets figés sous l'en-tête, largeurs de colonnes ajustées. Le filtre automatique couvre l'en-tête et les factures, pas la ligne TOTAL.
- Les factures qui figurent dans « À vérifier » sont surlignées en orange clair (FCE4D6) sur toute la ligne.
- Si des correspondances fournisseur vers compte comptable sont données dans les préférences, ajouter une colonne « Compte » après « SIRET ou n° TVA ».

**Onglet « TVA par taux »**, une ligne par facture et par taux :
Date | Fournisseur | N° facture | Taux | HT | TVA
Le taux est du texte, sous la même forme que dans l'onglet « Factures » (« 20 % »). Sous le tableau, un récapitulatif par taux dont les montants sont des formules SUMIF qui prennent pour critère la cellule du taux du récapitulatif.

**Onglet « À vérifier »** :
Fichier | Fournisseur | N° facture | Problème | Ce que j'ai lu | Ce qu'il faut faire
Une ligne par problème. Les montants y sont écrits à la française (49,00 €).
Si aucune facture n'a de problème, l'onglet existe quand même et contient une seule ligne : « Aucune facture à vérifier ».

openpyxl ne calcule pas les formules. Si LibreOffice est disponible, recalculer le fichier avec lui en mode headless. Sinon, refaire les sommes en Python à partir des données et vérifier que les totaux HT et TVA de l'onglet « Factures » égalent le récapitulatif de l'onglet « TVA par taux ».

## Étape 5. Le compte rendu

Dans la conversation, avant de donner le fichier :

- le nombre de fichiers reçus et le nombre de factures lues ;
- le nombre de factures à vérifier, avec pour chacune le fichier et la raison, en une ligne ;
- le total HT, le total TVA et le total TTC, et, s'il y a des doublons probables, les mêmes totaux sans eux.

Ne jamais écrire que tout est bon s'il reste une seule ligne à vérifier. Puis donner le fichier Excel.

## Lots suivants

Si l'utilisateur dépose un fichier `Factures_*.xlsx` déjà produit avec de nouvelles factures, relire les lignes existantes, ajouter les nouvelles, refaire les contrôles de doublon sur l'ensemble, puis reconstruire les trois onglets à partir de toutes les lignes (tri, ligne TOTAL, formules et filtre compris) plutôt que d'insérer au milieu. Rendre le fichier complété.

## Préférences de l'entreprise (à remplir)

- Nom de l'entreprise, pour la reconnaître comme cliente sur les factures : [À COMPLÉTER]
- Colonnes en plus demandées par le comptable (compte comptable, code analytique, mode de paiement) : [À COMPLÉTER ou rien]
- Correspondances fournisseur vers compte comptable, une par ligne, par exemple « Imprimerie A → 6064 Fournitures administratives » : [À COMPLÉTER ou rien]
- Nom du fichier, si le comptable en veut un autre : [Factures_AAAA-MM.xlsx par défaut]